Штаб гуманитарной поддержки Украины в Казахстане с 25 февраля ведет постоянное содействие в организации и доставке гуманитарной помощи, получаемой от казахстанцев.
Всего в РК работают уже 11 пунктов сбора гуманитарной помощи в разных регионах – Караганде, Уральске, Семее, Усть-Каменогорске, Актау, Туркестане, Атырау, Экибастузе, Актобе, Алматы и столице. Татьяна Шолудько (Тинкай), Татьяна Джаниашвили, Алия Шахметова, Анастасия Снедобор, Златослава Близнюк, Алена Слободенюк, Евгений Рибалко – координаторы, которые с первых дней занимаются организацией и построением его деятельности. Они рассказали о том, из чего состоит штаб и как устроена его работа.
История вопроса: как и с чего все начиналось
С первого дня открытия штаба, который начал принимать гуманитарную помощь в стенах посольства Украины в Казахстане и других городах страны, появилось огромное количество добровольцев, желающих помочь.
«Мы понимали, что эта деятельность не на короткую дистанцию, а как минимум на месяц, а, может быть, и намного дольше. Соответственно, появилась необходимость выстроить административную команду, которая помогала бы всем добровольцам вносить свой вклад. Так, какие-то направления деятельности появились сразу, другие – чуть позже, в процессе работы», – говорит Евгений.
Первое направление, которое появилось в структуре штаба — логистическое:
«Мы исходили из следующей логики: что является нашей конечной целью? Это доставить гуманитарную помощь в Украину, то есть провести всю необходимую работу для того, чтобы нуждающиеся люди смогли получить эту помощь. Этим направлением занимается у нас Златослава», — пояснили в штабе.
По словам Евгения, это самая большая и важная задача, которая осложнена рядом факторов, в том числе большим расстоянием между странами.
Еще одно важное направление – это сбор гуманитарной помощи. Это принятие, сортировка, упаковка, складирование и транспортировка гуманитарной помощи. Со временем штаб выработал определенные стандарты, которые позволяют сохранить и защитить груз от повреждений при транспортировке.
«Этим направлением занимается у нас Татьяна. Все наши достижения опираются на тот опыт, который мы получили в первые дни хаоса», – вспоминает Евгений.
Следующее направление в деятельности штаба – это работа с волонтерами, которая, по словам Евгения, является критически важной.
«Люди приходят к нам по зову сердца – они хотят помогать. Координацию волонтеров взяла на себя Тинкай – их привлечение, распределение, развитие», – отмечает Евгений. Волонтеры участвуют во всех направлениях, и благодаря их работе деятельность штаба развивается и продолжается в нужном порядке.
Еще одним базовым направлением штаба является информационная работа. Служба взаимодействует с пресс-секретарем посольства, с общественностью и СМИ, ведет страницы штаба в социальных сетях, производит мультимедийный контент с информацией о работе штабов во всех регионах, а также с отчетами о доставке грузов в Украину. Координирует работу службы Зульфия Темиргали, а вопросами стратегического характера занимается Ирина Семенчук.
Со временем у штаба начали образовываться дополнительные направления. Одно из них – это фандрайзинг. Волонтеры этого направления занимаются привлечением к гуманитарной помощи корпоративного сектора. Производители в качестве помощи для Украины могут предоставлять свои товары, которые необходимы для населения Украины.
«Корпоративный сектор помогает Украине с первых дней работы штаба, но данная группа волонтеров создана для того, чтобы целенаправленно обращаться к компаниям с запросами, стимулировать их, вести системное взаимодействие», – говорит Евгений.
На данный момент в штабе также формируется направление по обеспечению помощи беженцам из Украины, которым занимается Алия совместно со всеми координаторами и волонтерами. Это оказание всесторонней помощи – обеспечение необходимыми вещами, поиск работодателей, которые могли бы трудоустроить украинцев, детских садов или школ для детей, жилья, решение других проблем, с которыми могут сталкиваться украинцы, приезжающие в Казахстан.
«Важно отметить, что вся наша административная настройка – для содействия. В центре – человек, который желает помочь. Штаб создан для того, чтобы дать ему такую возможность. В этом и заключается задача координаторов – обеспечить людям возможность оказать помощь. У нас нет какой-то жесткой иерархии и вертикали. Есть правила, которые постоянно совершенствуются», – заключает Евгений.
Как устроен сбор гуманитарной помощи: от глобальных вопросов до мелочей
На сегодняшний день из Казахстана в Украину было отправлено более 200 тонн гуманитарной помощи. Вся помощь готовится и отправляется согласно запросам, получаемым из нуждающихся регионов в Украине, которые получают координаторы штаба, обрабатывают и ведут дальнейшую работу по ее сбору и отправке. По словам Златославы, в качестве источников могут выступать больницы, которые вводят информацию по необходимым медикаментам в специальной гугл-таблице в режиме онлайн. Данная таблица регулярно обновляется.
Кроме того, в каждой области есть свои координаторы хабов, которые держат связь со штабом и занимаются поиском гуманитарной помощи, поступающей на территорию Украины – от них приходят запросы. Они обязательно перепроверяются.
«Если к нам пришел запрос из хаба, который мы еще не знаем, я обращаюсь в посольство, посольство обращается к местным органам власти и уточняет, есть ли такой хаб. Мы получаем документы и подтверждение, что такой запрос существует и он не идет от какого-то одного физического лица», – уточняет Златослава.
У штаба также есть постоянная связь со своими хабами во Львове, от которых отправляются запросы – они принимают груз из Казахстана и затем распределяют его по регионам.
«За сутки, которые прошли после объявления о начале войны, посольство утопало в гуманитарной помощи от казахстанцев. Люди, желающие помочь, приносили помощь и сами же пытались хоть как-то навести порядок, сортируя товары, чтобы хоть немного расчистить место для новых поступлений», – говорит Татьяна, вспоминая то, как началась организация помощи, где она активно принимала участие и предлагала свои идеи.
В результате продолжительной работы штаб пришел к шести основным категориям грузов, согласно которым ведется сортировка гуманитарной помощи:
1. Медикаменты и товары тактической медицины.
2. Продукты питания.
3. Средства личной гигиены.
4. Одежда.
5. Детское питание и товары для детской гигиены.
6. Хозяйственные товары.
«Населению Украины необходимы товары всех этих категорий. Как только мы закрываем один из запросов из Украины, нам присылают новый обновленный список. Нас поддерживает все неравнодушное население Казахстана. На данный момент практически в каждом регионе у нас есть свои координаторы гуманитарного штаба, где собирается помощь от населения», – отмечает Татьяна.
По ее словам, все координаторы и волонтеры работают по четким инструкциям проверки, сортировки, маркировки, упаковки, описи, взвешивания, отправки груза:
«Допустим из региона к нам идет груз. С ним обязательно идет акт приемки с разбивкой по категориям, общему весу, фиксированным местам», — поясняет Татьяна.
«В чате волонтеров мы обсуждали абсолютно все организационные моменты: как должна выглядеть коробка, как ее скотчевать, ее оптимальный и удобный для транспортировки размер (на сегодняшний день их три вида) максимальный вес и так далее. Наши волонтеры вносили правки в порядок упаковки. Появились стрейч-пленка и пузырчатая пленка. С каждой новой отгрузкой мы эволюционировали, выявляли ошибки и устраняли их. Параллельно все моменты фиксировались в инструкциях», — рассказывает Татьяна.
После упаковки каждая коробка маркируется согласно категории. Ей присваивается место – порядковый номер – и указывается вес. Вся эта информация фиксируется в таблице учета. Данные таблицы вносятся в общую базу, благодаря чему есть всегда актуальная информация о том, сколько места занимает и какой общий вес каждой из категорий товаров на данный момент. По такому же принципу работают и штабы в регионах.
Для обратной связи каждая коробка с гуманитарным грузом имеет вкладыш, содержащий контактную информацию штаба. На вкладыше мы просим тех украинцев, которые получили помощь, сообщить нам об этом.
«Такие весточки мы уже получали, благодаря им у нас вырастают крылья и мы готовы с тройной силой и упорством продолжать собирать гуманитарную помощь», — рассказывает Татьяна.
Доставка в Украину: кто перевозит и куда попадает груз
Доставка груза с гуманитарной помощью из Казахстана осуществляется наземным и воздушным транспортом. В первом случае используются крупнотоннажные фуры и рефрижераторы с вместимостью до 22 тонн, которые попали на территорию Казахстана еще до начала войны, привезли грузы , осуществляя импорт и экспорт товаров. Они не смогли сразу вернуться обратно по причине военных действий.
«Мы выискиваем такие машины, помогаем водителям с документами, так как чаще всего из-за войны их документы уже просрочены, помогаем им вернуться домой, заполняя их машины гуманитарным грузом и оплачивая его доставку по льготной цене», – говорит Златослава.
Далее штаб находит спонсоров, которые могут и хотят помочь с оплатой перевозки, либо посольство оплачивает со своего благотворительного счета. Машины с грузом едут в Украину через Азербайджан, Турцию, Болгарию и Румынию.
Воздушным путем из Казахстана уже было отправлено около 25 тонн гуманитарной помощи несколькими рейсами. Это были авиалинии, которые предоставляли перевозку грузов по льготным тарифам. Обычно штаб выбирает рейсы с максимально доступными ценами. Однако возможный объем груза для таких перевозок зависит от количества груза пассажиров конкретного рейса, и возможность перевозки груза определенной массы и объема не может гарантироваться. Периодически бывает, что груз какое-то время не отправляется воздушным путем из-за высоких тарифов или загруженности рейсов. В последний раз компания Air Astana по обращению посла Украины предоставила возможность перевести 330 кг груза с медикаментами.
По словам Златославы, существуют разные варианты отправки груза.
«Иногда мы отправляем груз диппочтой, и принять груз на месте может только дипломат. Например, мы отправили груз две недели назад в Катовице. Посольство Украины в Польше его получает и распределяет по хабам в Украине. Иногда посольство принимает груз и отправляет непосредственно в наш львовский хаб, с которым мы сотрудничаем. Груз также может быть адресован посольствам в других странах – Венгрии, Германии, все зависит от возможностей логистики в конкретной ситуации», — говорит волонтер.
Далее, когда груз поступает в хабы на территории Украины, его распределяют по горячим точкам в регионы.
«Например, хаб в Умани, куда мы привезли один из грузов, направил по запросу Чернигова помощь в этот город. Хаб распределяет помощь по потребностям – согласно данному запросу, городу были необходимы продукты питания и подгузники, но не одежда. Волонтеры хаба готовят запрошенный груз и отправляют», – объясняет Златослава.
«Многое зависит от ситуации. Например, мы хотели отправить большую машину в Черниговскую область, чтобы она туда уехала, но на тот момент там взорвали мост, большое авто не могло проехать. Поэтому сделали разгрузку во Львове, распределили весь груз по спринтерам (малотоннажные автомобили), которые далее поехали окольными путями в пункт назначения. Был населенный пункт, в который вообще невозможно было доехать. Поэтому груз доставили в соседнее село, где есть маленькая больница – люди туда съезжались, чтобы получить медикаменты».
Волонтеры штаба: самоуправление и коммуникации
До сегодняшнего дня в деятельности штаба участвуют 670 волонтеров с разной степенью вовлеченности, 120 из которых – на постоянной основе. За прошедшие дни в их работе выстроилась четкая система.
Чтобы стать волонтером, всем желающим необходимо заполнить анкету, которая опубликована в Instagram-аккаунте штаба. Далее данные из анкеты в имеющимся количестве попадают к супервайзерам службы коммуникаций, которые из предоставленных данных каждого добровольца выделяют имя и номер телефона и направляют их своим волонтерам службы коммуникаций для установления контакта.
Служба имеет стандартный бриф, состоящий из шести сообщений, которые также предусматривают контакт с потенциальными волонтерами в регионах. Это приветственные сообщения, которые волонтеры коммуникаций переделали под свой стиль для упрощения взаимодействий. В сообщениях указывается ссылка на общий чат всех волонтеров, предоставляется информация по работе штаба, а также уточняется возможность участвовать в деятельности на системной основе, и при ее наличии предлагается заполнить уже другой более короткий бриф, где необходимо указать, в каком направлении из тех, что указаны в начале материала, новичок хочет участвовать.
Вновь полученные данные уже сортируются в специальной таблице по направлениям, об обновлении которых сообщается соответствующим координаторам. Далее они в самостоятельном порядке связываются с новичками, чтобы принять их к себе в команду и пригласить их в групповой чат, где обсуждается вся работа.
По словам Тинкай, не только в этом процессе, но и в целом в деятельности всего штаба, всестороннюю роль выполняют волонтеры службы коммуникаций.
«Это огромный объем работы, потому что у новичков возникает множество вопросов. Они включают чаты, следят за потоком сообщений и отвечают на вопросы там, так как супервайзерам и координаторам практически невозможно уследить за всем. Для этого есть специально обученные люди, у которых есть ответы. Если ответов нет, они связываются со мной отдельно – они у меня в приоритете – и получают ответ», — говорит Тинкай.
Волонтеры также из всего потока сообщений определяют героев дня – тех, кто много и хорошо работал, или тех, кто принес что-то в качестве помощи.
«У нас есть девушка, которая каждый день два раза в день что-то приносит, и она тоже волонтерит – она и еду нам приносит, и грамоты делает, в общем, максимально нас поддерживает. Это может пригодиться нам для самых разных вещей – иногда к нам приходят какие-то поощрения, которыми мы можем поделиться с лучшими волонтерами. Иногда мы обращаемся к ним за советами», — рассказывает Тинкай.
Тинкай также отмечает, что в работе волонтеров не обходится без форс-мажоров, на которые нет возможности влиять:
«К нам внезапно, без предупреждения могут приехать несколько «ГАЗелей» из других городов, и сделать это в один день. В такие моменты нужны люди для разгрузки, поисками которых занимаются все те же волонтеры коммуникаций, у которых для этого есть специальные чаты по экстренным вопросам», — говорит волонтер.
Они обращаются к smm-команде, чтобы сделать объявления о поиске той или иной волонтерской помощи, ведут постоянный график работы волонтеров и их набор на какой-то конкретный день, чтобы понимать, достаточно ли у штаба людей, и планировать нужные объем работы, количество еды, транспорт. Они сообщают всем повестку по каждому дню или какие-то срочные объявления со стороны координаторов.
«Самое замечательное и в то же время сложное – что эта служба, не находясь в самом штабе, не видит результатов своей работы. То есть если мы можем вдохновиться объемами, этими фурами, друг другом, то они сидят по одному, им даже некого обнять от радости, что мы эту фуру отправили. Они не видят эти глаза, они не общаются с супругой посла, которая постоянно к нам приходит и благодарность отдает и отдает», – отмечает Тинкай.
В составе штаба есть волонтеры и супервайзеры, которые в среднем в количестве 17 человек ежедневно работают в гараже и на складе по установленной структуре.
«Супервайзеры – это «десятники», которые руководят своими группками волонтеров, и волонтеры разной степени опытности. У нас за месяц из волонтеров выросли 11 потрясающих супервайзеров – то есть это ребята, которые в курсе абсолютно всех «нельзя», а в нашем случае это такая же важная позиция. То есть нельзя неплотно упаковать коробку. Нельзя складывать старые вещи с новыми, нельзя хранить медикаменты на улице и т.д.», – рассказывает Тинкай.
Все они работают по своему графику, занимаются встречей, обучением и инструктажем новичков, следят за правильностью проведения всех действий и процессов. Каждому волонтеру дается памятка, только после тщательного ознакомления с которой они допускаются к работе.
Сейчас супервайзеры всех направлений посвящают все свое свободное время работе в штабе.
«Это люди, которые на данный момент посвятили свою жизнь этому и больше ничему, хотя они учатся, работают и семьи у них есть. И последнее, что важно понимать: абсолютно вся наша работа – от нарезания бумажек и накрывания пластиковой посуды на стол для волонтеров и заканчивая фрахтованием самолета – это работа волонтеров. Абсолютно все пришли сюда добровольно», – отмечает Тинкай.
Она также добавила, что в штабе среди количественных показателей помимо объема и массы гуманитарной помощи, также ведется учет часов, которые волонтеры посвятили деятельности штаба.
«У нас есть концепция, говорящая о том, что деньги со временем теряют свою стоимость, вещи могут испортиться или потерять свою актуальность, но часы, которыми мы измеряем свою личную жизнь, отдаются уже навсегда. И вот их мы отдельно фиксируем. То, что на эту миссию затрачивается десятки тысяч человеко-часов, многое говорит о народе Казахстана, который стремится помогать».
По ее данным, только в столице волонтеры, включая организаторов с координаторами и супервайзеров, работающих практически 24/7, присоединившиеся в самом начале и немного позднее, а также тех, кто участвует на постоянной и периодической основе во всех службах штата, в среднем посвятили 25 271 волонтерский час в период с конца февраля до начала апреля.
Финансы: как обеспечивается прозрачность расходов
С самого начала работы штаба в Нур-Султане был объявлен сбор средств на закупку гуманитарной помощи, который производился на счет физического лица – Рахимбека Абдрахманова, инициатора акции гуманитарной помощи «Украина, мы с тобой!» в столице. Согласно его отчету на конференции, проведенной на площадке Казахстанского пресс-клуба, было собрано 51 млн тенге от более чем 6,5 тыс. человек. Из них 37,5 млн тенге были перечислены на счет посольства Украины, а оставшиеся 13,5 млн – потрачены на закупку необходимой гуманитарной помощи.
По словам Алены, решение открыть сбор на счет физического лица было обусловлено срочностью обстоятельств: «Поскольку времени на бюрократические процедуры не было, быстро приняли такое решение».
Алена тщательно контролировала, чтобы у штаба были все подтверждения о приобретенных товарах у юридических лиц, а также составляла реестр закупов. Отдел закупа штаба вслед за мониторингом цен производил оплату за все необходимые по списку товары под контролем Рахимбека, а также предоставлял Алене отчет со всей подтверждающей документацией – чеками, накладными, счетами-фактурами, в том числе и по крупным покупкам. В процессе составлялась таблица, где сейчас отчетливо отражены цены, поставщики, количество и документы. Данный механизм работы позволил избежать сосредоточенность средств на одном человеке, а также исключить любые возможности их манипуляции. Отчетность активно публиковалась волонтерами отдела в социальных сетях, а также самим Рахимбеком в его аккаунте на Facebook.
Сумма в 13,5 млн тенге была потрачена в основном – это можно проверить по графику в таблице, упомянутой выше – на медикаменты, в какой-то степени – на товары народного потребления. Также по запросу посольства в большом количестве были закуплены налобные фонари, потому что большая часть населения Украины осталась без света; карематы, продукты питания.
«Когда появился официальный счет посольства Украины для благотворительных пожертвований, было принято решение оставшуюся сумму – 37,5 млн тенге – направить туда, потому что люди уже стали предметно приносить помощь: закупать и забивать склад новыми товарами не было смысла, поэтому нужно было смотреть, что приносят люди, и исходя из этого определять, в чем есть потребность в плане закупок, – говорит Алена. — Мы оставили порядка 265 тысяч тенге наличными, чтобы с этой суммы закупать канцелярские товары – пленку, скотч, необходимые для упаковки гуманитарной помощи, полученной от людей. Это тоже можно проследить в таблице».
После перевода средств на счет посольства счет Рахимбека на сумме 51 млн тенге был закрыт для сборов.
Помощь беженцам из Украины
Казахстан, как и многие другие страны, стал местом, куда направляются граждане Украины, покидая свою страну из-за войны. Во вторую неделю марта в страну прибыло 20 человек, и по истечении времени их количество увеличивается. Всего с 24 февраля в Казахстан въехало уже более 2500 украинцев. Штаб гуманитарной поддержки активно помогает всем украинцам, которые обращаются за помощью.
«Работа в этом направлении началась, когда появилась такая необходимость. Первой к нам в штаб попала семья из Броваров (город под Киевом) — мама и двое детей. У семьи не было с собой одежды по сезону, поскольку они эвакуировались в срочном порядке. Потом также встал вопрос найти детский сад для малышки и школу для ее брата. Наши волонтеры быстро нашли владелицу частного детсада, которая предложила услуги посещения на безоплатной основе, и посодействовали оформлению в школу по месту жительства», – говорит Алия.
Беженцы попадают в Штаб благодаря «сарафанному радио» либо узнают о нем в стенах посольства, когда приходят на консультации к консулу. В Казахстан они приезжают своим ходом из Европы, и в основном это небольшое количество людей, у которых есть возможность разместиться у своих родственников. Некоторые из беженцев присоединяются к работе штаба по сбору помощи. Волонтеры используют как свои возможности и контакты, так и базу гуманитарной помощи штаба, чтобы оказать им различную поддержку – это поиск трудоустройства, садиков и школ для детей, предоставление продуктов питания и необходимой одежды.
«У всех разные ситуации и потребности в помощи. Если мама просит найти детский сад, мы ищем детсад. Если говорят, что им нужна одежда, мы собираем необходимые вещи. Нам рассказывали, когда люди выезжали на поезде, им приходилось бросать свои чемоданы, чтобы как можно больше людей поместилось в поезда. Поэтому многие из них приехали только в зимней одежде», – отмечает Алия.
На данный момент также формируется служба психологической поддержки в штабе, которая будет на постоянной основе оказывать помощь беженцам.
Человеческий потенциал, который меняет общество
Координаторы особенно подчеркивают важность развития и раскрытия человеческого потенциала у волонтеров, участвующих в деятельности штаба. По словам Тинкай, такая работа имеет долгосрочный эффект, который выражается в позитивных изменениях в самом человеке:
«Я считаю это очень важным моментом в нашей работе. Благодаря атмосфере взаимной поддержки, чувству важности и сопричастности человек меняется изнутри, открывает в себе новые грани, ставит перед собой новые личностные цели и, участвуя в таких проектах, он не может не стать более чутким, добрым. Этот проект создаст много новых начинаний и объединений, дружеских или профессиональных, потому что люди находят друг друга, зачастую у них ощущение, будто они знакомы 1000 лет. Просто, идя нога в ногу, скорее всего, будут продолжать идти рядом и вместе развиваться – вот это я считаю всегда безумно важным в любом волонтерском проекте. Благодаря нашим действиям общество изменится в лучшую сторону».
«В штабе собрался уникальный человеческий потенциал и такие люди, которые искренне приходят помогать, очень вдохновляют нас. Мы будем и дальше прикладывать усилия, чтобы этот потенциал раскрывать, использовать новые способы и возможности помогать Украине. Мы верим, что военные действия прекратятся совсем скоро, но понимаем, что гуманитарные проблемы Украины на этом все равно не закончатся, поэтому мы будем продолжать искать новые формы гуманитарной поддержки Украины», – подытожил Евгений.
Текст – Владислав Сон
Фото – из архива штаба
